AI do notatek: decyzje, zadania i otwarte pytania
👁 169 przeczytań
- AI do notatek sprawdza się przy selekcji materiału na decyzje, zadania i otwarte pytania, a nie przy tworzeniu ogólnego streszczenia.
- Google Meet oferuje funkcję Take notes for me opartą na Gemini, a Microsoft udostępnia podsumowanie notatek przez Copilot w OneNote.
- Przy zadaniu bez wykonawcy lub terminu należy zapisać brak, a nie prosić AI o uzupełnienie tabeli tak, żeby wyglądała na kompletną.
AI do notatek wykorzystałbym do uporządkowania materiału, z którego trudno szybko wyciągnąć ustalenia. Potrzebuję osobno decyzji, zadań i pytań, które pozostały otwarte. Nie proszę o ogólne streszczenie, jeśli potem mam na jego podstawie działać. Najpierw określam, do czego notatka będzie mi potrzebna i co musi w niej pozostać.
Notatka nie zastępuje zapisu rozmowy
Rozdzielam transkrypcję od podsumowania. W transkrypcji szukam tego, co zostało powiedziane. W notatce wybieram informacje potrzebne do dalszej pracy. Jeżeli będę wracać do dokładnego brzmienia wypowiedzi, zachowuję materiał źródłowy obok skrótu.
Podobnie oddzielam propozycję od decyzji. Zdanie „można sprawdzić inny wariant” nie oznacza przydzielenia zadania konkretnej osobie. Gdy w materiale nie ma wykonawcy lub terminu, zapisuję brak. Nie proszę AI o uzupełnienie tabeli tak, żeby wyglądała na kompletną.
Jakie rozwiązania wziąłbym pod uwagę
Google Meet oferuje funkcję Take notes for me. Dokumentacja opisuje przygotowanie notatek oraz ustawienia ich odbiorców i zawartości. Przed spotkaniem sprawdziłbym dostępność, język oraz to, komu będzie udostępniony dokument. Źródło: Google, notatki z Gemini w Meet.
Jeżeli pracuję na zapisanych już materiałach, rozważyłbym Copilot w OneNote. Microsoft opisuje podsumowanie notatek na wskazanej stronie. To inny punkt wyjścia niż rejestrowanie trwającej rozmowy. Najpierw wybieram źródło, a dopiero potem zlecam jego uporządkowanie. Źródło: Microsoft, podsumowanie notatek w OneNote.
Nie wybieram narzędzia wyłącznie według długości wygenerowanego skrótu. Chcę móc sprawdzić podstawę ustalenia i poprawić niejasność. Jeżeli otrzymuję sam elegancki akapit bez rozróżnienia decyzji i pomysłów, proszę o zmianę struktury.
Jak uporządkowałbym spotkanie
- Ustalam, czy korzystam z własnych zapisków, transkrypcji czy funkcji działającej podczas rozmowy.
- Przy notowaniu spotkania jasno informuję uczestników o używanym narzędziu.
- Wybieram zakres notatki: decyzje, zadania, pytania i informacje potrzebne do ich zrozumienia.
- Oznaczam wypowiedzi niepewne i sprawy wymagające potwierdzenia.
- Porównuję skrót ze źródłem, szczególnie przy odpowiedzialności i terminach.
- Sprawdzam odbiorców dokumentu przed udostępnieniem.
Przy własnych luźnych zapiskach najpierw poprawiam czytelność nazw i skrótów. Nie dopisuję szczegółów z pamięci bez oznaczenia, że są moim późniejszym uzupełnieniem. Dzięki temu wiem, co pochodzi ze spotkania, a co z dalszej pracy.
Gotowe polecenia
Polecenia kieruję do asystenta pracującego na przekazanym tekście. Jeżeli materiał zawiera informacje poufne, dobieram narzędzie zgodnie z zasadami, które obowiązują mnie przy ich przetwarzaniu.
Notatka z ustaleń
Pomóż mi uporządkować notatki ze spotkania. Najpierw poproś o materiał i poczekaj. Potem rozdziel decyzje, zadania, pomysły oraz otwarte pytania. Przy zadaniu wpisz wykonawcę i termin tylko wtedy, gdy wynikają ze źródła. Przy brakach napisz, czego nie ustalono. Nie zmieniaj propozycji w decyzję. Na końcu wypisz fragmenty wymagające mojego potwierdzenia.Próba na krótkim przykładzie
Uporządkuj przykładową notatkę: „Trzeba poprawić formularz. Padł pomysł uproszczenia pól. Nie wybrano wykonawcy. Termin zostanie ustalony po sprawdzeniu zakresu. Zatwierdzono przygotowanie listy problemów”. Oddziel zatwierdzone ustalenie od pomysłów. Nie przypisuj nikomu odpowiedzialności. Wypisz pytania, na które trzeba odpowiedzieć przed rozpoczęciem zmian. Nie dodawaj informacji spoza przykładu.Kontrola skrótu
Nie przepłacaj za te subskrypcje
Prowadzę sklep z rocznymi dostępami do narzędzi AI - te same konta, o których piszę wyżej, tylko taniej niż w cenniku producenta.
Sprawdź, czy podsumowanie odpowiada materiałowi źródłowemu. Poproś o źródło i notatkę, a potem porównaj je punkt po punkcie. Wskaż pominięte warunki, dopisane decyzje i nieuzasadnione przypisanie odpowiedzialności. Przy każdej uwadze pokaż fragment, na którym ją opierasz. Jeśli źródło jest niejednoznaczne, zaznacz niepewność. Nie uzupełniaj luk własną interpretacją.Czego się nie spodziewać
- Nie oczekuję odtworzenia ustaleń, które nie znalazły się w przekazanym materiale.
- Nie traktuję zwięzłej notatki jako pełnego zapisu rozmowy.
- Nie uznaję przydziału zadania za prawdziwy tylko dlatego, że pojawił się w tabeli.
- Nie zakładam, że automatyczne notowanie będzie dostępne w każdym języku i na każdym koncie.
- Nie powierzam narzędziu samodzielnego wyboru osób, które powinny otrzymać poufne ustalenia.
Co robię z notatką po spotkaniu
Przy kolejnych poprawkach odróżniam zmianę redakcyjną od nowego ustalenia. Poprawiona pisownia nazwiska nie ma takiego znaczenia jak dopisany wykonawca. Jeżeli odpowiedzialność została ustalona już po spotkaniu, oznaczam ją jako późniejsze uzupełnienie. Nie zmieniam w ten sposób zapisu rozmowy, jakby decyzja zapadła wcześniej. Zachowuję też informację, kto potwierdził nowe ustalenie.
Najpierw sprawdzam punkty prowadzące do działania. Jeżeli brakuje wykonawcy, kieruję pytanie do właściwej osoby. Jeśli nie ustalono terminu, pozostawiam tę informację jawną. Nie ukrywam problemu pod ogólnym sformułowaniem o dalszych krokach.
W notatce do nauki wybrałbym inną strukturę: pojęcia, wyjaśnienia i pytania kontrolne. Zachowałbym odwołania do źródła, żeby wrócić do trudnego fragmentu. Nie mieszałbym tego celu z podsumowaniem spotkania, gdzie ważniejsze są ustalenia i odpowiedzialność.
Jeżeli punktem wyjścia jest nagranie, skorzystałbym najpierw z poradnika o AI do transkrypcji. Do przekazania zatwierdzonych ustaleń przygotowałbym wiadomość według zasad z tekstu o AI do pisania maili. Nie wysyłam automatycznie pierwszego skrótu.
AI do notatek wybrałbym do selekcji i uporządkowania informacji. Za użyteczny wynik uznaję taki, który pokazuje, co ustalono, czego brakuje i na czym opiera się podsumowanie. Decyzje oraz zadania potwierdzam przed przekazaniem notatki dalej.
Cały tydzień w AI, w jednym mailu
Wybrane premiery, narzędzia i analizy. Raz w tygodniu, prosto do skrzynki.
Zapisz się za darmo →Najczęstsze pytania
Jak używać AI do porządkowania notatek ze spotkania?
Najpierw ustala się zakres notatki: decyzje, zadania, pytania i informacje potrzebne do ich zrozumienia. Materiał źródłowy zachowuje się obok skrótu, a propozycji nie zmienia się w decyzje bez podstawy w tekście.
Czym różni się Google Meet Take notes for me od Copilota w OneNote?
Google Meet rejestruje notatki podczas trwającej rozmowy, natomiast Copilot w OneNote podsumowuje już zapisany materiał na wskazanej stronie. To dwa różne punkty wyjścia - najpierw wybiera się źródło, a dopiero potem zleca jego uporządkowanie.
Co zrobić, gdy w materiale brakuje wykonawcy lub terminu zadania?
Brak wykonawcy lub terminu zapisuje się wprost, zamiast prosić AI o uzupełnienie tabeli. Jeśli brakuje wykonawcy, kieruje się pytanie do właściwej osoby, a nieustalony termin pozostawia jawny.
Jak oznaczyć ustalenia dopisane po spotkaniu, żeby nie zmienić zapisu rozmowy?
Odpowiedzialność ustalona po spotkaniu oznacza się jako późniejsze uzupełnienie, a nie wpisuje w notatkę tak, jakby decyzja zapadła podczas rozmowy. Zachowuje się też informację, kto potwierdził nowe ustalenie.
Podobne tematy na Promptowym
