Planowanie tygodnia z AI, które wytrzymuje zderzenie z poniedziałkiem

👁 114 przeczytań

Plan tygodnia rozsypuje się zwykle nie dlatego, że był zły, tylko dlatego, że powstał w zmęczonej głowie i nigdy nie zderzył się z liczbami. AI nie podejmie za mnie decyzji, których unikam, ale robi jedną rzecz lepiej ode mnie: bierze chaotyczny zrzut sześćdziesięciu spraw i wyciąga z niego strukturę w dwie minuty. Opisuję tu proces, którego trzymam się co tydzień, razem z promptami, które można wkleić bez zmian.

Dlaczego plany robione z AI nie dożywają środy

Widzę trzy powtarzalne przyczyny i żadna nie dotyczy modelu.

• Plan bez pojemności. Lista zadań na tydzień sumuje się do liczby godzin, której w tym tygodniu fizycznie nie mam. Model chętnie ułoży taki plan, bo nikt mu nie powiedział, ile miejsca jest w kalendarzu.
• Plan bez decyzji. Pytanie „co powinienem robić w tym tygodniu” jest prośbą o to, żeby ktoś inny wybrał za mnie. Model wybierze, ale wybierze losowo, bo nie zna moich kryteriów.
• Plan bez kontaktu z rzeczywistością. Zadania wycenione optymistycznie, brak buforów, zero miejsca na to, co wpadnie. Wystarczy jedna dłuższa rozmowa we wtorek i cała konstrukcja się przesuwa.

Proces poniżej jest zbudowany tak, żeby te trzy rzeczy wymusić na mnie, zanim model dostanie cokolwiek do roboty.

Krok 1. Zrzut: wyrzucić wszystko z głowy w dziesięć minut

Pierwszy etap robię bez modelu, w zwykłym pliku tekstowym. Celem nie jest porządek, tylko opróżnienie głowy. Zasady, które trzymam:

• Jedna sprawa, jedna linia. Zaczynam od czasownika.
• Nie oceniam, nie sortuję, nie kasuję. Ocenianie w trakcie zrzutu zatrzymuje zrzut.
• W nawiasie dopisuję kontekst, jeśli za tydzień sam go nie odtworzę: czego dotyczy, na kiedy, od kogo zależy.
• Przechodzę po źródłach, bo pamięć sama z siebie nie wyrzuca wszystkiego: skrzynka, kalendarz wstecz i do przodu, notatki, otwarte czaty, kartki na biurku, lista zakupów, sprawy domowe.
• Sprawy prywatne trafiają na tę samą listę. Konkurują o ten sam czas, więc udawanie, że są osobno, psuje wycenę.

Dopiero gotowy zrzut idzie do modelu, i to nie po plan, tylko po uporządkowanie materiału.

Poniżej surowy zrzut moich spraw na najbliższy tydzień. Nie planuj jeszcze niczego
i nie oceniaj ważności.

Zrób cztery rzeczy:
1. Usuń duplikaty i scal zapisy, które dotyczą tej samej sprawy.
2. Rozbij zlepki, czyli pozycje, które w rzeczywistości są kilkoma zadaniami.
3. Oznacz pozycje, które nie są zadaniami, tylko tematami, obawami albo decyzjami
   do podjęcia. Wypisz je osobno.
4. Wypisz maksymalnie 8 pytań, na które musisz znać odpowiedź, żeby te pozycje dało
   się zaplanować (terminy, zależności, czyje to zadanie).

Nic nie dopisuj od siebie. Jeśli czegoś nie ma w zrzucie, nie ma tego w wyniku.

ZRZUT:
[wklej]

Ostatnie zdanie promptu jest ważniejsze, niż wygląda. Bez niego modele dopisują „dla kompletności” zadania, których nigdy nie miałem, a potem tydzień zaczyna się od czyszczenia cudzych pomysłów.

Krok 2. Priorytety, czyli kryteria muszę dać ja

Model nie wie, czy ważniejszy jest termin z urzędu, czy projekt, który zarabia. Dlatego zamiast prosić o priorytety, podaję kryterium i każę mu je zastosować. Używam czterech kategorii i pilnuję, żeby każde zadanie dostało dokładnie jedną.

Masz listę zadań po uporządkowaniu. Przypisz każdemu dokładnie jedną kategorię
z czterech: TERMIN, RUCH, UTRZYMANIE, PIASEK.

Moje kryteria:
- TERMIN: data narzucona z zewnątrz, opóźnienie kosztuje pieniądze albo zaufanie.
- RUCH: posuwa do przodu mój cel na ten kwartał, którym jest: [wpisz cel].
- UTRZYMANIE: nie posuwa niczego, ale brak zrobienia tworzy problem w ciągu miesiąca.
- PIASEK: reszta.

Przy każdym zadaniu podaj jedno zdanie uzasadnienia.
Osobno wypisz zadania, przy których kategoria jest niejednoznaczna, i napisz,
jakiej informacji ode mnie brakuje.
Na końcu wskaż 3 zadania, które twoim zdaniem można w tym tygodniu skreślić,
i napisz, co się stanie, jeśli ich nie zrobię.

Ostatnie polecenie daje najwięcej. Lista rzeczy do skreślenia jest jedyną częścią odpowiedzi, której sam z siebie nigdy nie wygeneruję, bo skreślanie boli.

Krok 3. Wycena czasu, która nie kłamie

Tu rozbija się najwięcej planów. Model, zapytany wprost, ile zajmie zadanie, poda liczbę brzmiącą rozsądnie i nie mającą nic wspólnego z moim tempem. Robię to inaczej.

Najpierw wyceniam sam, potem proszę o kontrolę. Własna wycena, nawet zła, jest punktem odniesienia. Wycena modelu bez punktu odniesienia jest tylko ładnie sformatowanym zgadywaniem.

Wyceniam w blokach, nie w minutach. Pół bloku, blok, dwa bloki, gdzie blok to około dziewięćdziesiąt minut pracy bez przerwy. Precyzja w minutach jest udawana.

Liczę pojemność tygodnia przed planowaniem. Nie mam czterdziestu godzin. Mam tyle bloków, ile zmieści się poza spotkaniami, dojazdami i tym, co już jest w kalendarzu. Tę liczbę wpisuję do promptu jako twarde ograniczenie.

Prowadzę własną tabelę mnożników. To jedyny sposób, żeby wycena z czasem stawała się lepsza. Po każdym tygodniu dopisuję wiersz. Po miesiącu wiem, że pewne typy zadań zawsze przekraczam, i o ile.

Tabela jest pusta celowo. Wartości muszą pochodzić z moich tygodni, nie z cudzych średnich.

Mam listę zadań z kategoriami i moimi wycenami w blokach (1 blok = 90 minut pracy).
W tym tygodniu mam do dyspozycji [X] bloków. To liczba twarda.

Zrób trzy rzeczy:
1. Przy każdym zadaniu podaj trzy warianty czasu: dzień dobry, dzień zwykły,
   dzień z przeszkodą. Napisz, co jest tą przeszkodą.
2. Zsumuj wariant „dzień zwykły” i porównaj z moją pojemnością [X] bloków.
   Podaj różnicę wprost.
3. Jeśli suma przekracza pojemność, nie skracaj wycen. Zamiast tego wskaż, które
   zadania wypadają, w kolejności od najmniej kosztownego skreślenia.

Nie proponuj pracy wieczorami ani w weekend jako rozwiązania nadmiaru.
Znane mnożniki z moich poprzednich tygodni: [wklej wiersze tabeli].

Krok 4. Duży projekt, czyli rozbicie do pierwszego realnego kroku

Zadanie w rodzaju „ogarnąć nową ofertę” nie jest zadaniem, tylko tematem, i dlatego przechodzi z tygodnia na tydzień. Stosuję prosty test: czy wiem, co otworzyć jako pierwsze, i czy wiem, jak wygląda skończone. Jeśli na którekolwiek pytanie odpowiedź brzmi nie, rozbijam dalej.

Projekt: [nazwa i jedno zdanie, po co go robię]
Stan na dziś: [co już istnieje, dosłownie]
Koniec wygląda tak: [co musi istnieć, żebym uznał projekt za zamknięty]
Ograniczenia: [czas, budżet, osoby, terminy]

Rozbij ten projekt na etapy, a etapy na zadania. Trzymaj się zasad:
- Zadanie jest na tyle małe, że wiem, co otworzyć, żeby je zacząć.
- Przy każdym zadaniu napisz, jak poznam, że jest skończone.
- Oznacz zależności: co musi być zrobione wcześniej i przez kogo.
- Wskaż jeden krok, który da się zrobić w 90 minut i po którym powstanie
  coś widocznego, a nie tylko notatka.
- Wypisz 3 miejsca, w których ten projekt najpewniej utknie, i co je odblokuje.

Nie dopisuj etapów, które wynikają z ogólnych dobrych praktyk, a nie z mojego opisu.

Dlaczego pierwszy krok musi dać coś widocznego

Etap zamknięty notatką nie daje poczucia ruchu, więc projekt nie wraca. Etap zamknięty czymś, co da się otworzyć i obejrzeć, choćby brzydkim szkicem albo jedną działającą stroną, wraca sam. To jedyna motywacyjna sztuczka, którą stosuję świadomie.

Krok 5. Wstawienie tygodnia w kalendarz

Lista zadań to nie plan. Planem jest lista wpisana w konkretne godziny, z zaakceptowaną stratą. Zasady, które podaję modelowi razem z oknami czasowymi:

• Jeden duży temat dziennie. Dwa duże tematy w jednym dniu oznaczają, że żaden nie ruszy.
• Kategoria RUCH idzie na godziny, w których mam najwięcej głowy, nie na resztki dnia.
• Jeden blok w tygodniu zostaje pusty. To nie jest rezerwa na odpoczynek, tylko na to, co wpadnie, bo zawsze coś wpada.
• UTRZYMANIE i PIASEK w jednym bloku zbiorczym, nie rozsiane po dniach.
• Piątkowe popołudnie zarezerwowane na przegląd. To jedyny wpis, którego nie przesuwam.

Krok 6. Przegląd tygodnia w dwadzieścia minut

Bez przeglądu cały proces jest tylko ładnym sposobem na robienie tych samych błędów w nowym formacie. Przegląd karmi tabelę mnożników i wyłapuje zadania, które udają, że żyją.

Poniżej mój plan na miniony tydzień i to, co faktycznie się wydarzyło.

PLAN: [wklej]
WYKONANIE: [przy każdym zadaniu: zrobione / częściowo / nie ruszone
+ faktyczny czas w blokach, jeśli wiem]
CO WPADŁO NIEPLANOWO: [wklej]

Zrób analizę, bez pocieszania i bez ogólnych rad o produktywności:
1. Porównaj wyceny z czasem faktycznym. Podaj mnożnik dla każdego typu zadania,
   dla którego mam dane.
2. Wskaż zadania, które przechodzą z tygodnia na tydzień. Przy każdym postaw
   diagnozę: za duże, niejasne, zależne od kogoś, czy niechciane.
3. Policz, ile czasu zjadły sprawy nieplanowe, i zaproponuj, jaki bufor wpisać
   w przyszły tydzień.
4. Zadaj mi 3 niewygodne pytania o ten tydzień. Nie odpowiadaj na nie za mnie.

Diagnoza „niechciane” jest najważniejsza

Zadanie, które trzeci tydzień z rzędu nie rusza, zwykle nie jest źle rozbite. Ono jest niechciane, a ja przesuwam je zamiast podjąć decyzję. Wtedy jedyne sensowne ruchy to skreślić, oddać komuś albo zapisać wprost, że robię to w przyszłym miesiącu i do tego czasu nie chcę go widzieć na liście.

Czego AI nie zrobi: braku decyzji nie da się oddelegować

Model zawsze wyprodukuje plan, który wygląda sensownie. To jest właśnie ryzyko. Jeśli nie zdecydowałem, czego nie robię w tym tygodniu, dostanę te same zadania przełożone w inne miejsca i poczucie, że coś się wydarzyło. Sygnały, że właśnie próbuję oddać decyzję maszynie:

• Plan nie zawiera ani jednego skreślenia.
• Wszystko ma wysoki priorytet.
• Zadaję pytanie typu „co jest tu najważniejsze” zamiast podać kryterium.
• Zmieniam prompt po raz czwarty, bo odpowiedź „nie pasuje”. Nie pasuje, bo nie zgadzam się z konsekwencją, a nie dlatego, że jest błędna.

Stosuję zasadę jednego skreślenia: tydzień nie jest zaplanowany, dopóki czegoś z niego świadomie nie wyrzuciłem. Model może zaproponować kandydatów, podpis jest mój.

Pułapki, w które wpadłem

• Zrzut wyłącznie w oknie czatu. Historia znika albo rozłazi się po wątkach. Plik jest źródłem, czat jest narzędziem.
• Kontekst z poprzedniego tygodnia w tej samej rozmowie. Model ciągnie stare ustalenia i ocenia nowy tydzień przez tamten. Nowy tydzień, nowy wątek, świadomie wklejone tylko to, co ma znaczenie.
• Prompt bez pojemności. Bez liczby bloków dostaję plan dla kogoś, kto nie ma spotkań, dojazdów i życia.
• Cudze systemy wpisane w prompt. Proszenie o plan „według znanej metody produktywności” daje odpowiedź o metodzie, a nie o moim tygodniu.
• Za ładny plan. Jeśli wszystko wchodzi idealnie i nic nie wypada, to znaczy, że wyceny są za niskie. Sprawdzam sumy zanim się ucieszę.
• Brak zapisu wykonania. Bez danych o faktycznym czasie przegląd jest rozmową o wrażeniach.

Checklista piątkowa

1. Zrzut wszystkiego z głowy do pliku, dziesięć minut, bez oceniania.
2. Porządkowanie zrzutu promptem z kroku pierwszego, odpowiedź na pytania modelu.
3. Kategorie i uzasadnienia, plus lista kandydatów do skreślenia.
4. Policzenie realnej pojemności tygodnia w blokach.
5. Wycena własna, kontrola modelem, porównanie sumy z pojemnością.
6. Skreślenie co najmniej jednej rzeczy i zapisanie, dlaczego.
7. Wpisanie bloków do kalendarza, z jednym blokiem zostawionym pustym.
8. Przegląd minionego tygodnia i dopisanie wierszy do tabeli mnożników.

Cały cykl zajmuje mi mniej niż pół godziny, a jedyną częścią, której nie da się przyspieszyć, jest ta, w której decyduję, czego nie zrobię. Model przyspiesza wszystko dookoła tej decyzji i dlatego jest wart tych kilku promptów, ale samej decyzji nie podejmie i lepiej nie udawać, że kiedyś podejmie.

Tekst powstał z pomocą AI i został zredagowany przez człowieka.

// czytaj dalejGdzie AI zawodzi poza czatem: przestrzeń, planowanie i świat fizycznyMaistrySpaceX chce biliona dolarów przychodu do 2030 roku - rok wcześniej niż planowanoNewsyCuspAI zebrał Nvidię, Metę i Samsunga, żeby wynaleźć materiały, które jeszcze nie istniejąNewsy